نظام الارشفة الالكترونية
نظام شامل للارشفة الالكترونية
برنامج یتم فیھ تخزین جمیع الصور الفوتوغرافیة وصور المستندات والوثائق الشخصیة او المتعلقة بالأنشطة التجاریة او الخدمیة وحفظھا في فھارس یتم تصنیفھا بحسب رغبة مالك النظام ،مع إمكانیة استرجاعھا او الاطلاع علیھا عند الحاجة بحسب درجة سریتھا والصلاحیات الممنوحة للمستخدم.
مكونات نظام سما للأرشفة الإلكترونية
A . تخزين جميع الصور الفوتوغرافية، والمستندات، والوثائق الشخصية أو التجارية.
B . دعم مختلف أنواع الملفات مثل PDF، JPG، PNG، وغيرها.
C . إمكانية ضغط الملفات لتوفير مساحة تخزينية.
A . إنشاء فهارس مخصصة بناءً على نوع الوثائق (شخصية، تجارية، خدمية).
B . تصنيف بثلاثة مستويات (1- نوع المستند ,2- جهة المستند 3- ملف المستند)
C . إضافة حقول وصفية للوثائق لتسهيل البحث (تاريخ، نوع الوثيقة، المالك).
D . دعم التصفية والتصنيف التلقائي باستخدام كلمات مفتاحية.
E . تقسيم قاعدة البيانات لعدة خزائن رئيسية لفصل شامل ولتقليل الحجم
A . التحكم في مستوى السرية لكل مستند.
B . إدارة صلاحيات المستخدمين (عرض، تعديل، حذف).
C . تسجيل الأنشطة على النظام لمعرفة من قام بالوصول أو التعديل.
A . البحث عن الملفات باستخدام الكلمات المفتاحية أو الحقول الوصفية.
B . إمكانية استرجاع الوثائق بسرعة حتى مع وجود عدد كبير من الملفات.
C . دعم البحث الجزئي والمطابقات الذكية.
A . إمكانية الربط مع الأنظمة الإدارية أو المحاسبية.
C . دعم التصدير والاستيراد من وإلى الأنظمة المختلفة.
A . حماية البيانات بتقنيات التشفير.
B . نسخ احتياطي دوري لحماية البيانات من الفقدان.
C . إعداد نظام استعادة في حالات الطوارئ.
A . إصدار تقارير حول حجم البيانات المخزنة ونوع الوثائق.
C . إحصائيات عن عدد عمليات الاسترجاع أو التعديلات.
A . واجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام.
B . دعم متعدد اللغات لتلبية احتياجات مختلف المستخدمين.
C . دليل مستخدم وإرشادات لتسهيل الاستخدام.
هذا النظام يسهل عملية الأرشفة والتنظيم مع الحفاظ على أمان الوثائق وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.